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Warum sollten eMails archiviert werden?

Die Archivierung von eMails ist nicht nur hinsichtlich der GDPdU von Bedeutung sondern es ist heute einfach immens wichtig, elektronische Nachrichten langfristig, unveränderlich und sicher aufzubewahren.

Die Kommunikation per eMail löst die alt hergebrachten Kommunikationsformen wie Brief, Telex, Fax und Telefon immer mehr ab. Die Kommunikation per eMail ist mittlerweile geschäftskritisch und muss für einen störungsfreien Ablauf im Unternehmen reibungslos funktionieren. Wie wichtig die eMail-Kommunikation mittlerweile geworden ist, merken viele Unternehmen erst dann, wenn diese Plattform über einige Tage einmal nicht nutzbar ist.

Umso erstaunlicher ist, dass viele Unternehmen nach wie vor den Mitarbeitern überlassen, wie mit eMails zu verfahren ist. Es gibt häufig keine Regelungen zur Aufbewahrung oder gar zentralen Archivierung.

Warum sollten eMails archiviert werden?

Es gibt eine Vielzahl von Gründen die für eine Archivierung von eMails sprechen:

  • Erfüllung rechtlicher Anforderungen (siehe auch GDPdU)
  • Nachweis für Absprachen, Beauftragungen, usw.
  • Schutz vor Informationsverlust (eMail und Anhänge)
  • Herstellung von Sachzusammenhängen mit anderen digitalen Dokumenten
  • Abbildung des Kommunikationsverlaufs
  • Verhinderung von Manipulationen

Unternehmen, die sich bisher noch keine Gedanken über die Archivierung ihrer eMails gemacht haben, sollten dies schnellstens in Angriff nehmen.

 

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