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Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen

Dokumenten-Management-Systeme bieten diverse Vorteile hinsichtlich der Handhabung und Bereitstellung von Informationen. In der Regel geht der Nutzen über die Verwaltung von "nur" Dokumenten weit hinaus.

Grundsätzliche Vorteile:

  • Reduzierung der Bearbeitungszeit
  • Verringerung der Arbeitsschritte
  • Senkung der Bearbeitungskosten
  • mehr Dokumentensicherheit

Weitere Vorteile sind:

  • anwendungsunabhängige Archivierung
  • Archivierung auch von eMails
  • automatisierte Archivierung bei Dokumenterstellung
  • Archivierung und Auswertung von Papierdokumenten durch Digitalisierung und Texterkennung
  • Revisionsichere Archivierung, keine Manipulation möglich
  • Versionierung von Änderungsständen
  • Abgrenzung der steuerrelevanten Daten gegen andere Daten die im kausalen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang stehen
  • geringer administrativer Aufwand bei einer Steuerprüfung
  • Nutzung des Archivs zur Optimierung weiterer Geschäftsprozesse
  • Anbindung oder Nutzung integrierter Workflow-Systeme

Welche Vorteile ein DMS für das Unternehmen bringt ist natürlich auch abhängig von den Möglichkeiten des entsprechenden Systems und der unternehmensweiten Nutzung.

Besonders interessant wird der Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen durch die Anbindung von Information-Rights-Management IRM.

 

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