Vorteile von Dokumenten-Management-Systemen

Dokumenten-Management-Systeme bieten diverse Vorteile hinsichtlich der Handhabung und Bereitstellung von Informationen. In der Regel geht der Nutzen über die Verwaltung von "nur" Dokumenten weit hinaus.

Grundsätzliche Vorteile:

• Reduzierung der Bearbeitungszeit
• Verringerung der Arbeitsschritte
• Senkung der Bearbeitungskosten
• mehr Dokumentensicherheit

Weitere Vorteile sind:

• anwendungsunabhängige Archivierung
• Archivierung auch von eMails
• automatisierte Archivierung bei Dokumenterstellung
• Archivierung und Auswertung von Papierdokumenten durch Digitalisierung und Texterkennung
• Revisionsichere Archivierung, keine Manipulation möglich
• Versionierung von Änderungsständen
• Abgrenzung der steuerrelevanten Daten gegen andere Daten die im kausalen Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang stehen
• geringer administrativer Aufwand bei einer Steuerprüfung
• Nutzung des Archivs zur Optimierung weiterer Geschäftsprozesse
• Anbindung oder Nutzung integrierter Workflow-Systeme

Welche Vorteile ein DMS für das Unternehmen bringt ist natürlich auch abhängig von den Möglichkeiten des entsprechenden Systems und der unternehmensweiten Nutzung.

Besonders interessant wird der Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen durch die Anbindung von Information-Rights-Management IRM.