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Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

Die GDPdU ist eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums in der Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen festgelegt sind.

Dabei geht es im Einzelnen um den Zugriff sowie die Prüfbarkeit und Archivierung digitaler Unterlagen.

Die Regelungen zum Datenzugriff sind bei steuerlichen Außenprüfungen anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2001 beginnen. Die Regelungen zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen gelten für elektronische Abrechnungen mit Inkrafttreten des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG (1. Januar 2002) und für sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen, die nach dem 31. Dezember 2001 erstellt werden.

Hier finden Sie die Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU), sowie weitere Informationen zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung. Bundesministerium der Finanzen ...

Was bedeutet die GDPdU für Ihr Unternehmen?

Die digitale Betriebsprüfung gewinnt immer mehr an Bedeutung. Durch die Änderungen der Abgabenordnung (AO) und die Neuregelung des Steuersenkungsgesetzes wird der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern.

Zu den steuerrelevanten Daten zählen aber nicht nur die Daten aus Ihrer Buchhaltung, sondern auch andere digitale Unterlagen können davon betroffen sein.

Alle steuerlich relevanten Daten in Ihrem Unternehmen sind laut GDPdU über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren vorzuhalten und zwar:

  • maschinell lesbar
  • maschinell auswertbar
  • unveränderbar

für den unmittelbaren und mittelbaren Zugriff sowie per Datenträgerüberlassung.

Kritisch könnte sich die dabei geforderte Mitwirkungspflicht auswirken, denn der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff zu unterstützen. Besonders bei der Datenträgerüberlassung dürfte es hier Probleme geben. Zwar hat das BMF eine Schnittstelle im "Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung" definiert, an die sich Hersteller von Finanzsoftware halten sollten, allerdings bestehen die steuerlich relevanten Daten ja nicht ausschließlich aus Daten der Buchhaltung.

Es gibt keine wirkliche Definition, welche Daten und Dokumente außerdem tatsächlich steuerlich relevant sind! Allerdings können Sie davon ausgehen, dass alle Dokumente davon betroffen sind, die sich auf Aufträge, Rechnungen und Buchungen auswirken. Während die Aufbewahrungspflicht von Firmenkorrespondenz in Papierform eingespielte Praxis ist, mangelt es am Bewusstsein, dass steuerlich relevante Daten zunehmend auch in eMails enthalten sind.

Wie lange verwahren Sie und Ihre Mitarbeiter die eMail-Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten? Selbst wenn Sie eMails und sonstige relevante Dokumente aufbewahren, hat der Prüfer einen einfachen Lesezugriff auf diese?

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