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DMS in Ihrem Unternehmen? Diese Checkliste hilft

Folgende Aussagen treffen auf Ihr Unternehmen zu?

  • Ist Ihre Organisation nicht mehr in der Lage, mit der Zunahme von Informationen und Dokumenten fertig zu werden?
  • Vermindert der ständige Zufluss von Informationen zunehmend die Effizienz Ihres Unternehmens?
  • Werden von Ihren Mitarbeitern benötigte Dokumente, Akten, Dateien und eMails häufig nicht mehr innerhalb kürzester Zeit gefunden?
  • Ist es schon vorgekommen, dass benötigte Dokumente nicht mehr auffindbar waren?
  • Ist Ihrem Unternehmen bereits ein Schaden entstanden, weil Dokumentationen von Abläufen und Anweisungen nicht mehr aktuell oder nicht bekannt waren?
  • Werden zeitkritische Vorgänge wie z. B. die Rechnungs-Bearbeitung häufig nicht rechtzeitig abgeschlossen und versäumen Sie dadurch evtl. Skonto-Abzugsfristen?
  • Verpassen Sie gelegentlich die Möglichkeit zur rechtzeitigen Kündigung/Änderung eines Vertrages und verlieren Sie hierdurch bares Geld?

Wenn Sie auch nur wenige dieser Fragen mit "ja" beantwortet haben, sollten Sie überprüfen, ob Sie nicht durch die Einführung eines DMS Kosten sparen und die Effizienz Ihrer Mitarbeiter erhöhen können.

Selbst wenn Sie aus der internen Organisation Ihres Unternehmens noch keinen Anlass für die Einführung eines DMS sehen, beachten Sie bitte auch die Regelungen, die Ihnen vom Gesetzgeber auferlegt werden:

  • eMail-Archivierung
  • Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)

 

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