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Digitale Betriebsprüfung (GoBD/GDPdU)

Die Rechtsgrundlagen zur digitalen Betriebsprüfung finden sich in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung.

Ab dem 01.01.2002 wurde dadurch der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt, die steuerrelevanten Daten von Unternehmen im Rahmen einer Betriebsprüfung auch in digitaler Form anzufordern. Präzisiert werden die Vorschriften durch die GoBD, die seit 2015 die GDPdU und die GoBS ersetzen.

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Laut GoBD bezieht sich das Recht auf Datenzugriff auf alle Daten, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu zählen die Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Die GoBD verpflichten die Unternehmen, diese Daten für die Dauer der allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflicht unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar vorzuhalten.

Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.

Vielfach wird die E-Mail aus Gründen der Zeit- und Kostenersparnis dem Postweg vorgezogen. Immer dann, wenn die Mail einen Geschäftsbrief ersetzt oder als Beleg für eine Buchung gilt, ist sie aufgrund ihrer Relevanz für die steuerliche Erfassung und Behandlung selbstverständlich in Einklang mit den GoBD zu archivieren.

Wesentliche Aspekte digitaler Buchführung

  • Datensicherheit
    Daten sind gegen Verlust und unberechtigten Zugriff zu sichern
  • Unveränderbarkeit
    Daten dürfen nicht ohne entsprechende Kenntlichmachung verändert, überschrieben oder ersetzt werden
  • Ordnungsmäßigkeit
    alle buchungsrelevanten Daten, Aufzeichnungen und Vorgänge müssen nachvollziehbar, nachprüfbar, vollständig, richtig, zeitgerecht/zeitnah, geordnet und unveränderbar sein
  • Aufzeichnung
    alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Gliederung darstellbar sein; zudem müssen auch alle zusätzlich notwendigen Tabellendaten, Historisierungen und Programme gespeichert werden
  • Aufbewahrung
    aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente sowie elektronische Unterlagen sind geordnet und grundsätzlich im Original – also etwa auch in ihrem elektronischen Ursprungsformat – aufzubewahren
  • Unmittelbarer Datenzugriff
    Direkter Lesezugriff für die Finanzbehörde über das DV-System des Unternehmens auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten.
  • Mittelbarer Datenzugriff
    Maschinelle Auswertung aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten durch das Unternehmen oder einen Dritten.
  • Datenträgerüberlassung
    Bereitstellung aller aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nebst allen zur Auswertung nötigen Tabellendaten sowie Verknüpfungen auf einem maschinell auswertbaren Datenträger.

Mehr Informationen: www.bundesfinanzministerium.de

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