Verwenden Sie eine aussagefähige eMail-Signatur?

Besonders bei der geschäftlichen eMail-Korrespondenz sind Signaturen wichtig.

Sie erkennen leicht, wer Ihnen geschrieben hat und wie Sie ihrerseits Kontakt aufnehmen können. Ermöglichen auch Sie Ihren Kontakten die leichte Kommunikation mit Ihnen, indem Sie mit jeder eMail eine vollständige Signatur schicken.

In Ihre Signatur gehört:

  • eine Grußformel
  • Ihr Vor- und Nachname
  • Ihre Funktion und Abteilung
  • Ihre Kontaktadresse bestehend aus
    • Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
    • Anschrift (postalisch korrekte ladungsfähige Anschrift)
    • Telefonnummer mit Durchwahl
    • Fax-Nummer
    • Ihre eMail-Adresse
  • die Webadresse des Unternehmens

Folgende zusätzliche Informationen sind notwendig:

  • Registergericht und Nummer unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
  • bei einer GmbH die Namen (Vor- und Nachname) aller Geschäftsführer und ggf. des Aufsichtsratsvorsitzenden
  • bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist, sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft
  • bei Aktiengesellschaften alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats (als solcher gekennzeichnet) mit Vor- und Nachname

Die Geschäftsführer sind für die Umsetzung und richtige Anwendung der Signatur durch die Mitarbeiter verantwortlich.

 

Tipp:

Die Signatur sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter übrigens nicht jedesmal eintippen. Die eMail-Programme bieten eine Möglichkeit, Signaturen zu hinterlegen und automatisch in jede eMail einzufügen.

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